Een personeelsplanningstool bouwen in Excel
Er is een Excel-model ontwikkeld dat historische en actuele personeelsdata samenbrengt in één planningsopzet. Het resultaat geeft helder inzicht in bezetting per afdeling en ondersteunt scenario’s voor toekomstige inzet.
Deliverable
Excel dashboard
Domein
Data en planning
Werklocatie
Remote
Industry International werkt over meerdere afdelingen en projecttypes heen, waardoor personeelsplanning een terugkerend operationeel vraagstuk is. Historische data en nieuwe invoer waren wel beschikbaar, maar kwamen nog niet samen in één model dat over teams heen bruikbare sturing gaf.
Zonder dat totaalbeeld werd het lastiger om onderbezetting of overcapaciteit tijdig te signaleren. Ook vooruitkijken bleef beperkt, omdat er geen praktische manier was om scenario’s door te rekenen voordat keuzes gemaakt moesten worden.
De uitdaging
De organisatie had behoefte aan een Excel-tool die bestaande en nieuwe personeelsdata combineert, inzicht geeft per afdeling en verschillende planningsscenario’s kan simuleren. Tegelijk moest de oplossing volledig binnen Excel bruikbaar blijven, zonder afhankelijkheid van externe systemen of extra tooling.
Rol van Blackbear
Blackbear hielp de opdracht vanaf het begin strak af te bakenen. De oplossing moest volledig binnen Excel blijven, zonder uit te breiden naar webapplicaties, zware koppelingen of doorlopend onderhoud. Vanuit daar is het traject ingericht rond requirements, prototypebouw, iteratie met gebruikers en uiteindelijke overdracht.
Resultaat
Het opgeleverde model integreert historische en actuele data, toont de bezetting per afdeling en maakt scenariosimulaties voor toekomstige resourceplanning mogelijk. Na review en presentatie is de tool geaccepteerd en overgedragen aan de interne gebruikers, inclusief documentatie en gebruiksinstructies.
