Asana inrichten als centrale projecttool voor externe klantprojecten
Asana is ingericht als centrale projectomgeving voor externe klantprojecten. Workflows, documentstromen en geselecteerde koppelingen zijn opgezet, terwijl medewerkers zijn getraind voor dagelijks gebruik.
Platform
Asana en Office 365
Aanpak
Analyse en training
Sector
Engineering
Industry International werkt aan technische klantprojecten binnen engineering, procurement en logistiek. Daarbij zijn documentstromen zoals transmittals, RFQ's, bankgaranties en voortgangsrapportages cruciaal, maar die waren verspreid over meerdere systemen en vaak afhankelijk van individuele medewerkers.
Daardoor werden overdrachten kwetsbaar. Taken, verantwoordelijkheden en documentatie kwamen niet samen op één plek, vooral op de snijvlakken tussen engineering, procurement en uitvoering. Dat zorgde voor onvolledige overdrachten en fouten die te voorkomen waren.
De uitdaging
Asana moest een werkende projectomgeving worden voor externe klantprojecten, niet alleen een lege tool. Daarvoor waren bruikbare workflows, vaste templates en praktische koppelingen met bestaande systemen nodig, in een inrichting die voor verschillende gebruikers direct inzetbaar was.
Rol van Blackbear
Blackbear hielp eerst om de scope scherp te houden. In deze fase lag de focus uitsluitend op externe klantprojecten, terwijl bredere ERP-synchronisatie, interne projectsturing en een nieuw documentmanagementsysteem buiten de opdracht bleven. Vanuit die afbakening is het traject ingericht rond procesanalyse, configuratie, toetsing en training, met lopende projecten als praktische basis.
Resultaat
Asana staat nu operationeel als centrale projectomgeving voor de klantprojecten van Industry International. Herbruikbare workflows en templates ondersteunen het dagelijkse werk, relevante koppelingen zijn voorbereid of deels gerealiseerd en medewerkers zijn getraind in het gebruik. De inrichting is modulair opgezet, zodat uitbreiding later mogelijk is zonder opnieuw te beginnen.
