Een centraal legal compliance register bouwen voor de hele organisatie

AmbaFlex is actief in meerdere markten en heeft te maken met uiteenlopende juridische en complianceverplichtingen, van HR en privacy tot machine-richtlijnen, health and safety en milieuwetgeving. Die kennis was wel aanwezig in de organisatie, maar zat verspreid over documenten en personen in plaats van op één toegankelijke plek.

Daardoor was het dagelijks gebruik omslachtig. Medewerkers die klantvragen wilden beantwoorden of interne verantwoordelijkheden wilden checken, waren vaak afhankelijk van één collega of moesten zoeken in losse bestanden. Voor een groeiende organisatie maakte dat het kwetsbaar en inefficiënt.

De uitdaging
AmbaFlex had behoefte aan één duidelijke en bruikbare plek waar compliance-informatie toegankelijk is voor verschillende afdelingen, zonder afhankelijkheid van één interne expert. De oplossing moest praktisch, begrijpelijk en onderhoudbaar zijn.

Rol van Blackbear
Blackbear hielp de scope vooraf scherp te krijgen. Het register was bedoeld om kennisoverdracht en dagelijks gebruik van compliance-informatie te ondersteunen, niet om de juridische beoordeling van interne experts of afdelingshoofden over te nemen. Binnen dat kader lag de focus op het opbouwen van een helder overzicht, het structureren van de inhoud en het gereedmaken voor intern gebruik en overdracht.

Resultaat
AmbaFlex beschikt nu over een centraal digitaal compliance register dat vijf kerndomeinen dekt, met per onderwerp ondersteunende checklists en templates. Medewerkers kunnen zelfstandiger werken, klantvragen zijn eenvoudiger te beantwoorden en het risico op kennisverlies is merkbaar verkleind. Het interne team heeft bovendien een werkwijze ontvangen om het register zelf actueel te houden.