Grootschalige validatie van klantcontracten voor compliance-doeleinden
Ongeveer 1.000 klantcontracten zijn gevalideerd volgens het vierogenprincipe. Afwijkingen zijn gelogd en binnen de afgesproken termijn gerapporteerd.
Scope
~1,000 contracten
Doorlooptijd
1-2 weken
Opzet
Vierogen- principe
BeFrank is een moderne pensioenuitvoerder voor werkgevers en hun medewerkers in heel Nederland. Als aanbieder van beschikbare premieregelingen is nauwkeurigheid in klantdossiers essentieel, zeker wanneer externe compliance-verplichtingen om snelle actie vragen.
Toen zo’n verplichting leidde tot een gerichte controle, moest in korte tijd een groot aantal klantcontracten handmatig worden beoordeeld. Dat vroeg om mensen die snel ingewerkt konden worden, zorgvuldig werkten en precies wisten waar ze op moesten letten.
De uitdaging
Binnen een korte doorlooptijd moesten ongeveer 1.000 klantcontracten handmatig worden gecontroleerd en afgezet tegen andere klantdocumenten en registraties. Elk contract moest door minimaal twee professionals worden beoordeeld volgens het vierogenprincipe, waarbij alle afwijkingen formeel werden vastgelegd.
Rol van Blackbear
Blackbear hielp om de scope vanaf het begin scherp te krijgen: welk type ondersteuning nodig was, hoe snel die inzetbaar moest zijn en welke inrichting nodig was voor een betrouwbare uitvoering. Op basis daarvan zijn professionals aangehaakt die pasten bij de praktische eisen van de opdracht, waaronder verwerkingssnelheid, nauwkeurigheid en het zorgvuldig beoordelen van documenten. Daardoor kon BeFrank zonder vertraging starten met de controle.
Resultaat
Alle contracten zijn binnen de afgesproken termijn gecontroleerd, waarbij afwijkingen zijn gelogd en teruggekoppeld aan het relevante team. Het eindrapport gaf BeFrank een gestructureerd overzicht van de bevindingen, volledig in lijn met de geldende compliance-eisen.
