Een werkbaar programmabeheersysteem opzetten in Microsoft Teams Planner
Het programma ‘Wij willen werken voor Almere!’ is vertaald naar een volledig ingerichte omgeving in Microsoft Teams Planner. Het team kreeg daarmee een werkbare structuur én documentatie om zelfstandig verder te kunnen.
Platform
Teams Planner
Sector
Lokale overheid
Aanpak
Inrichting en overdracht
Gemeente Almere draait continu meerdere programma’s en projecten tegelijk. Voor het programma ‘Wij willen werken voor Almere!’ was behoefte aan meer structuur in zeven categorieën, onderliggende projecten en een groeiende takenlijst die tot dan toe in Excel werd bijgehouden.
Dat Excel-bestand gaf wel overzicht, maar was geen praktisch werkmiddel voor samenwerking. Verantwoordelijkheden, voortgang en dagelijkse sturing kwamen daarin onvoldoende tot hun recht.
De uitdaging
De gemeente wilde alle projecten en taken onderbrengen in Microsoft Teams Planner, met duidelijke verantwoordelijken, deadlines en prioriteiten. Tegelijk moest de inrichting de samenhang tussen programma, categorieën en projecten zichtbaar maken.
Rol van Blackbear
Blackbear hielp de opdracht vooraf scherp af te bakenen. Directe toegang tot de live Teams-omgeving bleef buiten scope, waardoor de inrichting werd opgebouwd op basis van het aangeleverde Excel-bestand en gerichte afstemming met de projectleider. Vanuit daar lag de focus op het vertalen van de bestaande structuur naar een bruikbare Planner-opzet, gevolgd door toetsing, verfijning en overdracht.
Resultaat
Gemeente Almere beschikt nu over een werkbaar systeem in Microsoft Teams Planner waarin projecten, taken, verantwoordelijken en deadlines overzichtelijk zijn ingericht. Met de bijbehorende documentatie kan het team de omgeving zelfstandig gebruiken en onderhouden.
